Società | 27 Febbraio 2019

Fatture elettroniche, come avviene la conservazione digitale

Un nuovo sistema, completamente digitalizzato, che ha cambiato il modo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Ecco i consigli utili

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La Legge di bilancio 2019 ha introdotto, dall’inizio dell’anno, l’obbligo di emissione di fattura elettronica per aziende e liberi professionisti possessori di partita IVA.

Un nuovo sistema, completamente digitalizzato, che ha cambiato il modo di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, mandando in pensione il vecchio formato cartaceo e le conseguenti spese per la sua trasmissione e conservazione.

La fattura elettronica deve essere redatta attraverso l’utilizzo di computer, tablet o smartphone, e deve poi essere trasmessa al Sistema di Interscambio predisposto dall’Agenzia delle Entrate.

L ’SdI funziona come una sorta di postino che riceve la fattura dall’emittente, controllandone la sua validità e completezza, e mettendola così a disposizione del destinatario finale.

Oltre ad aver rivoluzionato la gestione della fatturazione dal punto di vista del suo classico formato cartaceo, questo sistema introduce anche novità per quello che riguarda l’archiviazione dei nuovi formati digitali.

La procedura prende il nome di conservazione sostitutiva, procedura codificata a livello normativo, che conferisce valore legale alla fattura digitale archiviata.

La conservazione della fattura elettronica è un insieme di procedure informatiche regolamentate dalla legge che garantiscono nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati in modo digitale.

In conformità a questa procedura la fattura assume lo stesso valore di una fattura cartacea, ma con vantaggi in termini di tempo, spazio e minor costi.

In pratica il professionista o l’azienda devono garantire la conservazione della fattura elettronica attraverso un sistema che permette di garantire l’integrità dei contenuti e l’univocità del soggetto che ha emesso la fattura.

I requisiti sono garantiti attraverso la marcatura temporale che identifica la data e l’orario di creazione del file elettronico e della firma digitale, effettuato attraverso software gestionali come quello realizzato da Fatture in Cloud, che permette la conservazione sostitutiva per i 10 anni previsti dalla normativa di settore.

In merito alla procedura di conservazione, l’Agenzia delle Entrate ha emanato alcuni chiarimenti atti a specificare meglio alcuni aspetti poco chiari della norma.

In particolare, chi aderisce al Regime dei minimi o Forfettario, è tenuto alla conservazione delle fatture elettroniche solo se il soggetto comunica a chi rilascia la fattura l’indirizzo di posta PEC o il codice destinatario con cui ricevere la fattura.

Da questa specifica emerge che la conservazione può essere conservata in due modi: analogico nel caso di mancata comunicazione dell’indirizzo telematico, oppure digitale nel caso in cui sia comunicata la PEC o il codice destinatario.

Come abbiamo visto la conservazione è un processo articolato che va oltre alla semplice archiviazione informatica di un file, e questa operazione può essere eseguita all’interno dell’organizzazione oppure delegata a soggetti terzi.

La conservazione prevede figure specifiche: l’utente, il produttore e il responsabile della conservazione, con le prime due che possono anche coincidere e identificano gli utilizzatori del servizio che producono il file, mentre l’ultima è quella persona che ha un ruolo chiave nel processo di conservazione e che deve definire le caratteristiche e i requisiti del sistema e gestire il processo monitorando la funzionalità.

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