La dematerializzazione delle note spese è un fenomeno moderno che consente alle aziende di avere molti vantaggi. Con il termine “dematerializzazione” si fa riferimento alla gestione digitale di una nota spese: con gli strumenti tecnologici di cui ormai il 99% delle persone dispongono e con una rete internet che viaggia velocemente sarebbe infatti un vero peccato non approfittarne.
Questo servizio consente di redigere i giustificativi spese in maniera più facile ovunque ci si trovi, da remoto. Questo permette di risparmiare tempo prezioso nell’attestare le spese sostenute, anche se resta un’operazione che può fare facilmente cadere in errore, a causa dell’inserimento di una serie di dati. Un errore non comporta solo ulteriori complicazioni per il dipendente, ma anche per l’ufficio amministrativo che dovrà poi contattare il dipendente e gestire il problema, affinché la persona possa ottenere il proprio rimborso.
La dematerializzazione delle note spese, insomma, è certo un passo avanti rispetto alla presentazione dei documenti cartacei, ma non elimina comunque la necessità di compilarla.
Come funzionano le note spese?
Ogni ufficio amministrativo detta le sue regole per la redazione del rimborso spese aziendali, con i suoi tempi ed i propri metodi. In generale comunque per avere il proprio rimborso si dovranno far avere a chi di competenza la data, l’importo della spesa e la tipologia, ma ci possono essere anche altre informazioni, se l’azienda lo richiede. In associazione alle note spese vanno presentati anche i giustificativi, cioè le fatture, gli scontrini, le ricevute.
Questi possono essere presentati anche con una scansione o una foto e non necessariamente in originale. In ogni caso è necessario che l’immagine o il documento siano leggibili poiché sono documenti ufficiali che devono essere tracciabili. In caso contrario potrebbero esserci problemi per il rimborso.
Un grande vantaggio in più solo per i clienti Qonto: le multi carte
Per evitare del tutto di dover presentare le note spese, cartacee o digitali che siano, è possibile aprire un conto corrente con Qonto, che fornisce una soluzione eccezionale per semplificare anche questa annosa questione che le aziende si ritrovano costantemente a gestire.
Il conto corrente Qonto per le imprese, infatti, a completamento di un servizio di alta qualità, insieme a multi-accessi, bonifici multipli, operatività 100% online e un servizio clienti reattivo e competente, dà l’opportunità di richiedere più carte di debito per i propri collaboratori.
Per ognuna di esse web o mobile, il titolare del conto potrà definire tetti spesa massimi e le funzionalità disponibili. In questo modo la persona non dovrà anticipare liquidità di tasca propria e potrà limitarsi a provare poi per via digitale le spese sostenute, fornendo il giustificativo di spesa, sempre tramite l’app sul suo smartphone nel giro di pochi secondi.
Essendo già loggato sulla piattaforma con i propri dati personali, forniti dall’azienda, non avrà in quel momento bisogno di fornire altre informazioni. I giustificativi saranno automaticamente registrati in un ambiente unico, al sicuro, e a disposizione di chi di competenza.
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